10 conseils pour organiser parfaitement votre CRM

1. Travailler ensemble sur votre CRM

❌ Ce qu’il ne faut pas faire : Vous, seul(e) sur votre base de données, et vos collègues sur des fichiers Excel éparpillés.

✅ La bonne pratique : Invitez vos collègues sur votre CRM avec des droits adaptés pour une gestion collaborative !

👉 OHME est un outil collaboratif, conçu pour être utilisé en équipe. Chaque membre de votre organisation peut y accéder avec des droits personnalisés, adaptés à son rôle et à ses missions. En important l’ensemble de vos fichiers dans OHME, vous garantissez une vision à 360° de vos contacts. Cela facilite la coordination, améliore le suivi des relations et renforce l’efficacité collective. Ensemble, vous travaillez mieux, plus vite et plus sereinement.

« J’étais à la recherche d’un outil pour la gestion des adhérents en ligne car nous sommes plusieurs personnes à devoir avoir accès, réparties aux 4 coins de la France. Aujourd’hui, nous utilisons ensemble OHME quotidiennement ! »

Associations Surrénales – Nathalie Colin, Vice-Présidente

2. Connecter vos applications

❌ Ce qu’il ne faut pas faire : Des applis utilisées au quotidien qui ne communiquent pas.

✅ La bonne pratique : Connectez toutes vos applis et centralisez l’ensemble de vos données.

👉 Dès vos premiers pas sur OHME, n’hésitez pas à connecter toutes vos applications à votre CRM. Qu’il s’agisse de votre outil d’emailing, de collecte en ligne ou de gestion des adhésions, ces connexions vous permettent de centraliser automatiquement les données essentielles dans OHME, sans ressaisie manuelle.

La connexion se fait en quelques clics, directement depuis la section “applis” de OHME, sans aucun prérequis technique. En connectant vos outils, vous gagnez du temps, vous évitez les erreurs et vous suivez plus efficacement vos contacts et vos campagnes.

« Nous utilisons OHME au quotidien pour la gestion de nos donateurs et grâce aux connexions avec des applis partenaires, nous pouvons gérer nos adhésions et crowdfunding sur HelloAsso, nos donateurs mensuels sur Gocardless et communiquer avec eux via Mailchimp le tout en ayant l’ensemble des données centralisées dans un seul système. »

HUMY – Jérôme L’Hour, Chef de projet

3. Supprimer les données inutiles

❌ Ce qu’il ne faut pas faire : Conserver des données très anciennes ou non pertinentes sur votre base.

✅ La bonne pratique : Interrogez régulièrement les données collectées et créez un segment d’archivage pour respecter le RGPD.

👉 Interrogez-vous régulièrement sur la pertinence et l’utilité des données que vous stockez. Conserver des informations obsolètes ou inutiles encombre votre base et peut nuire à la qualité de vos actions. Avec OHME, vous pouvez facilement identifier les contacts qui n’ont pas interagi depuis un certain temps et les regrouper dans un segment dédié à l’archivage.

Ce type de segment, configurable selon vos propres critères d’inactivité, vous permet de garder une base propre, à jour, et conforme aux exigences du RGPD.

“Les données personnelles ne peuvent être conservées indéfiniment : une durée de conservation doit être déterminée par le responsable de traitement en fonction de l’objectif ayant conduit à la collecte de ces données. Ce principe de conservation limitée des données personnelles est prévu par le RGPD et la loi Informatique et Libertés.”

www.cnil.fr

4. Utiliser les segments

❌ Ce qu’il ne faut pas faire : Des groupes manuels pour catégoriser vos profils de contacts.

✅ La bonne pratique : Catégorisez vos contacts grâce aux segments dynamiques qui restent toujours à jour.

👉 Créez des segments en combinant des critères multiples afin de catégoriser automatiquement tous vos contacts. Comment faire ? Il vous suffit d’enregistrer vos recherches avancées en cliquant sur “Créer un segment”. Le segment sera mis à jour automatiquement en fonction des critères que vous avez choisis. 

Bon à savoir : Une fois le segment créé, vous pouvez le lier à une liste emailing du même nom, qui contiendra tous ses contacts à jour, sans action de votre part !

« OHME nous permet de gérer l’ensemble de nos partenaires : presse, institutionnels, donateurs, fournisseurs… Nous utilisons surtout les fonctionnalités de recherche avancée et de segmentation qui nous permettent d’avoir une gestion claire et efficace de notre base de contacts en lien avec notre solution de collecte. »

L’un Est L’autre – Amiline Bouhir, Directrice

5. Créer des interactions

❌ Ce qu’il ne faut pas faire : L’historique de chaque soutien annoté comme du texte dans de nombreux champs.

✅ La bonne pratique : Créez des interactions datées pour un suivi précis de votre relation avec chacun de vos soutiens.

👉 Utilisez exclusivement les interactions avec vos contacts pour obtenir des actions datées. Cela vous permet de reconstituer un historique clair et structuré, ainsi que de filtrer et de segmenter votre base de manière plus efficace.

Exemples d’utilisation :

• Pour gérer les inscriptions et les participations à des événements
• Pour gérer des rdv avec des mécènes, des partenaires
• Pour tracer les envois de courriers papiers dans le cadre d’une campagne mailing

6. Traiter les doublons

❌ Ce qu’il ne faut pas faire : Des doublons de contacts non traités, donc des doublons dans votre communication.

✅ La bonne pratique : Traitez régulièrement vos doublons avec notre détecteur automatique !

👉 Recevoir deux fois (ou plus !) la même info, ça peut vite agacer ! Pour éviter ces maladresses et garder une communication claire, appuyez-vous sur le détecteur de doublons intégré à OHME. En quelques clics, il vous est possible de réaliser une gestion individuelle ou collective des similitudes, et ainsi fusionner ou dédoublonner vos contacts pour une base toujours impeccable.

Exemple : Lorsque vous importez des listes depuis votre application emailing et que les contacts de ces listes sont aussi présents dans OHME, vous pouvez avoir des doublons. C’est là que l’utilisation du détecteur de doublons a tout son intérêt !

7. Personnaliser son tableau

❌ Ce qu’il ne faut pas faire : Un tableau rempli de données qui ne vous concernent pas toujours.

✅ La bonne pratique : Configurez un tableau adapté à votre activité au sein de votre structure.

👉 Chaque utilisateur du CRM n’a pas forcément besoin de voir les mêmes informations au premier coup d’œil. L’astuce pour cela est de personnaliser vos tableaux : choisissez l’ordre des colonnes, masquez celles qui ne sont pas pertinentes pour vous et mettez en avant celles qui vous font réellement gagner du temps.

Exemple : Je fais partie d’une association de défense des animaux, et la plupart de mes contacts ont eux-même adopté un animal au sein de mon association. J’ai créé un champ personnalisé de contact afin d’identifier quels animaux mes contacts ont adopté. Pour moi il est beaucoup plus facile d’identifier le nom de l’animal que le nom de l’adoptant, j’ai donc déplacé la colonne “animal adopté” au début de mon tableau.

8. Structurer vos champs en familles

❌ Ce qu’il ne faut pas faire : Une fiche contact pas structurée donc difficile à lire.

✅ La bonne pratique : Organisez parfaitement vos données en utilisant les familles de champs.

👉 Une fiche contact bien structurée, c’est la clé pour retrouver l’information dont vous avez besoin en quelques secondes. Plutôt que d’avoir un enchainement de champs sans logique, regroupez-les par familles : informations personnelles, coordonnées, centres d’intérêt, etc. Cette organisation par familles de champs rend vos fiches beaucoup plus lisibles, et vous évite de perdre du temps à cherche une donnée cachée au milieu d’autres.

Exemple : J’utilise vraiment énormément de champs. Utiliser les familles de champs me permet d’identifier beaucoup plus facilement où chercher l’information dont j’ai besoin sur une fiche. Par exemple, j’ai une famille “Préférence de communication” et une famille “Bénévolat”.

9. Ranger les segments

❌ Ce qu’il ne faut pas faire : Des segments créés par centaines et complètement désorganisés.

✅ La bonne pratique : Classez tous vos segments dans des dossiers pour en comprendre l’intérêt.

👉 Créer des segments, c’est bien. Les ranger, c’est encore mieux ! Sur OHME, il est tout à fait possible de classer vos segments dans des dossiers thématiques (par exemple : donateurs, bénévoles, partenaires, etc.). Cette organisation vous permet d’y voir plus clair et facilite le travail collaboratif.

Exemple : Les segments sont très importants dans mon activité, notamment car j’utilise des connexions segment-liste. Je répartis mes segments dans plusieurs dossiers tout simplement pour savoir où tout est rangé ! Par exemple, mon segment “Anciens adhérents à relancer” est rangé dans “Adhésion”.

10. Exploiter les statistiques

❌ Ce qu’il ne faut pas faire : Des données bien rangées (oui !) mais pas forcément analysées.

✅ La bonne pratique : Pilotez votre activité grâce aux vues statistiques personnalisées et illimitées.

👉 Saviez-vous que, grâce à l’ensemble des données enregistrées dans votre CRM, vous disposez de statistiques précieuses concernant votre activité et vos soutiens ? Rendez-vous dans la catégorie “Stats” de OHME et configurez des “vues” personnalisées afin de suivre les indicateurs qui comptent vraiment pour vous. En un coup d’œil, vous identifiez vos réussites, vos points d’amélioration et vous pilotez vos prochaines actions avec plus de clarté.

« OHME me permet de suivre mes chiffres clés, de mesurer l’impact de notre action. »

Assopreneur·e – Chloé Eléouet, Co-fondatrice

Grâce à ces 10 conseils pour organiser parfaitement votre CRM, vous allez pouvoir :

1. Gagner un temps précieux pour vous consacrer sur l’essentiel : votre mission
2. Piloter vos campagnes de collecte depuis un seul outil
3. Exploiter vos données pour mobiliser durablement vos communautés
4. Collaborer plus efficacement en équipe, pour professionnaliser vos actions et gagner en impact.

À vous de jouer ! 😉