Comment un CRM aide votre association à respecter le RGPD ?

Qu’est-ce que le RGPD ?

Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) est un règlement européen qui encadre la manière dont les organisations collectent, utilisent et protègent les données personnelles.

Entré en application en mai 2018, il s’inscrit dans la continuité de la loi Informatique et Libertés et vise à renforcer le contrôle des citoyens sur leurs données.

Son objectif est double :

• Protéger les personnes face à l’utilisation de leurs données personnelles
• Responsabiliser les organisations qui traitent ces informations

Le RGPD repose sur plusieurs principes fondamentaux : 

• La transparence sur l’utilisation des données
• La limitation des données collectées
• La sécurité des informations
• La définition de durées de conservation adaptées.

Concrètement, toute organisation doit être en mesure d’expliquer quelles données elle collecte, pourquoi elle les collecte et comment elle les protège.

Pourquoi les associations sont-elles concernées par le RGPD ?

Contrairement à certaines idées reçues, le RGPD ne concerne pas uniquement les grandes entreprises ou les sites e-commerce.

Toute organisation qui traite des données personnelles doit respecter ce règlement, y compris les associations, quelle que soit leur taille ou leur activité.

Dans le secteur associatif, les données personnelles sont nombreuses : coordonnées des donateurs, historique des dons, informations sur les adhérents, inscriptions aux événements ou encore listes de bénévoles.

Le simple fait de posséder une base de données suffit donc à être concerné par le RGPD.

Au sein d’une association, le responsable légal est considéré comme responsable du traitement des données, ce qui signifie qu’il doit s’assurer que les règles du RGPD sont respectées.

Qu’est-ce qu’une donnée personnelle selon le RGPD ?

Une donnée personnelle correspond à toute information permettant d’identifier directement ou indirectement une personne physique.

Dans le contexte associatif, cela peut inclure :

• nom et prénom
• adresse postale ou email
• numéro de téléphone
• historique de dons
• date d’adhésion
• participation à des événements

Ces données peuvent également inclure des informations issues de la navigation sur un site internet ou d’interactions avec vos campagnes.

Certaines données sont considérées comme particulièrement sensibles, comme celles concernant la santé, les opinions politiques ou religieuses, et leur traitement est fortement encadré.

Quelles sont les principales obligations RGPD pour une association ?

Respecter le RGPD ne signifie pas seulement sécuriser ses données. Cela implique aussi de structurer leur gestion dans l’ensemble de l’organisation.

Une association doit notamment :

• Informer les personnes de l’utilisation de leurs données
• Disposer d’une base légale pour chaque traitement
• Tenir un registre des traitements de données
• Permettre aux personnes d’exercer leurs droits (accès, rectification, suppression)
• Encadrer les prestataires qui traitent les données pour son compte
• Prévoir une procédure en cas de violation de données.

Les personnes concernées disposent également de nombreux droits : droit d’accès, droit de rectification, droit à l’effacement ou encore droit d’opposition à certains traitements.

Quels sont les risques pour une association en cas de non-respect du RGPD ?

Ne pas respecter le RGPD peut avoir plusieurs conséquences pour une association.

D’abord, il existe un risque juridique. La CNIL peut effectuer des contrôles et prononcer différentes sanctions : avertissement, mise en demeure ou amende.

Ensuite, il y a un risque réputationnel. Une fuite de données peut fragiliser la relation de confiance avec les adhérents, les donateurs ou les partenaires financiers.

Enfin, un incident de sécurité peut également provoquer des conséquences opérationnelles importantes, notamment si des données sont perdues, altérées ou rendues indisponibles.

Comment un CRM peut-il faciliter la conformité RGPD d’une association ?

La conformité RGPD ne repose pas uniquement sur des documents juridiques. Elle dépend aussi des outils utilisés pour gérer les données.

Un CRM associatif permet notamment de :

• Centraliser les données dans un environnement sécurisé
• Suivre l’historique des interactions avec les contacts
• Gérer les consentements et les préférences de communication
• Archiver ou supprimer les données lorsque nécessaire
• Limiter l’accès aux données selon les rôles des utilisateurs

Ces fonctionnalités permettent de structurer la gestion des données et de limiter les risques d’erreur ou de mauvaise utilisation.

Comment le CRM OHME aide concrètement votre association à respecter le RGPD ?

Le CRM OHME a été conçu spécifiquement pour les associations et développé en conformité avec le RGPD en vigueur depuis 2018.

Plusieurs fonctionnalités facilitent la gestion responsable des données.

Les associations peuvent gérer leurs contacts à travers différentes informations structurées : étiquettes, champs personnalisés, interactions ou segments. Cela permet de conserver uniquement les données réellement utiles à l’activité associative.

OHME permet également de gérer les consentements des contacts, notamment en distinguant :

• Les contacts joignables sans consentement explicite dans le cadre associatif
• Ceux ayant donné un consentement explicite
• Ceux ayant demandé à ne plus être contactés

Le CRM propose aussi des fonctionnalités d’archivage et de suppression des contacts afin de respecter les durées de conservation des données et le droit à l’oubli.

Du côté de la sécurité, les données sont hébergées en Union européenne, les échanges sont chiffrés et l’accès aux informations est contrôlé par des profils utilisateurs et des droits spécifiques.

Quelles bonnes pratiques RGPD mettre en place dans votre association ?

Au-delà des outils, certaines bonnes pratiques permettent d’améliorer durablement la conformité RGPD d’une association.

Il est notamment recommandé de sensibiliser les équipes à la protection des données, de cartographier les traitements de données existants et de limiter la collecte aux informations strictement nécessaires.

Il est également essentiel de documenter les pratiques de l’association : registre des traitements, politiques de confidentialité, procédures internes et gestion des demandes liées aux droits des personnes.

La conformité RGPD est avant tout une démarche continue qui implique l’ensemble des acteurs de l’association.

🎥 Replay du webinaire : 7 conseils pour garantir la conformité RGPD de votre association

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